仕事メールの簡単整頓方法[Mac便利技]

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こんにちは。ユウスケです。

今回はメールの整頓方法の紹介。

仕事のメールがガンガン来て受信ボックスがいっぱいになり、必要なメールを見逃す。

メールを読んだけど新しいメールがどんどん来て、埋もれてしまって必要なメールを忘れてしまう。

そんな人にオススメのメール整頓方法。

ちなみに私は一つのことをやっていると、他のことを疎かにしたり忘れたりしてしまうが、

この方法にしてから、仕事を忘れてしまうことが無くなった。

仕事メールの整頓方法

考え方

処理したメールは受信BOXから、他のフォルダに移す。

また、電話などメール以外で案件が来た場合は、自分宛てにメールを送る。

すると受信メールボックスは未処理のメールのみになる。

これにより

・未処理のメールしか残っていないので、仕事を忘れることが無くなる。

・どのくらい仕事が残っているのかも把握できる。

・見えるメールがスッキりするので、「差出人」や「時間」などでソートしても、見づらくならない

仕事メールの設定

メーラーはどんなものでも問題ないが、ブラウザ上のメールだと操作がしにくい。

ローカルのアプリで動くものにしよう。

AirmailやThunderberd、OperaMailなんでも良い。

今回はMac純正のメール.appで説明をする。

1.「スレッドにまとめる」をオフにする

「表示」→「スレッドにまとめる」にチェックが入っていたら、チェックを外す

「スレッドにまとめる」は仕事の流れが分かりやすい反面、どこまで進んだかが分かりにくくなる。

そうなると、どれが未処理だか分からなくなりやすいので、スレッドはオフにしよう。

2.振り分ける会社ごとのフォルダを作る

「メールボックス」→「新規メールボックス」

会社名を入力してOK

するとサイドバーにフォルダが作られる。

3.処理済みのメールを全てメールボックスに放り込む

メールをドロップ アンド ドロップするだけでOK

「メルマガ」「その他」などのメールボックスも作り、

受信ボックスに残ったメルマガや、フォルダを作るまでもないメールはそちらに振り分けると良い。

これだけで、受信ボックスがかなりスッキリして見やすくなったはず。

受信ボックスに残ったメールは未処理なものだけになり、

仕事を見逃すことは少なくなるはず。

また、仕事内容を自分宛てに送れば、ToDoとしても機能する。

まとめ

受信メールボックスがごちゃごちゃで、仕事を忘れたり、見逃したりしてしまう人は

是非この方法を試してほしい。

メールの見逃し・ど忘れが簡単な方法で防止できる。

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2019年6月24日